Aktenvernichtung finden lassen: geprüft und verhandelt
Aktenvernichter bieten Sicherheitsbehälter mit regelmäßiger Leerung, einmalige Räumungen von Archiven und die Vernichtung von Festplatten und anderen Datenträgern an. Die Angebote unterscheiden sich nicht nur im Preis pro Behälter oder Kilogramm, sondern vor allem in der Sicherheitsstufe der Vernichtung, darin, ob vor Ort im Fahrzeug oder im Werk vernichtet wird, wie der Transport gesichert ist und ob zu jeder Abholung ein Vernichtungsnachweis kommt. Behältermiete, Anfahrtspauschale und Mindestlaufzeit tauchen oft erst im Kleingedruckten auf. Wichtig ist auch, ob der Dienstleister mit eigenem Personal arbeitet oder Teile des Auftrags an Subunternehmer weitergibt. Bei Datenträgern kommt die Frage hinzu, ob sie mechanisch zerkleinert oder nur gelöscht werden.
Für die einheitliche Anfrage brauchen wir die ungefähre Menge in Ordnermetern oder Behältern, die Art der Unterlagen und Datenträger, die gewünschte Schutzklasse, die Zahl der Standorte und den Rhythmus der Abholung. Wenn Ihr Datenschutzkonzept Vorgaben macht, nehmen wir sie mit auf, ebenso Wünsche zu Behältergrößen, Schlössern und Stellplätzen. Ihr Firmenname bleibt in der Anfrage zunächst außen vor; die Dienstleister erfahren nur Region, Mengen und Anforderungen.
Den Vertrag einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung schließen Sie direkt mit dem Dienstleister. Unser Teil davor: Wir verhandeln mit den Anbietern in der engeren Wahl über Behälterpreise, Leerungsintervalle, Laufzeit und Nachweise. Nimmt Ihr Unternehmen ein Angebot an, zahlt der Dienstleister uns 0,9 % des Auftragswerts, bei laufender Abholung einmalig auf das erste Vertragsjahr gerechnet. Diesen Anteil trägt er selbst; auf Ihre Preise umlegen darf er ihn nicht.
Was wir prüfen
- Vernichtung nach DIN 66399 in der Sicherheitsstufe, die zu Ihrer Schutzklasse passt, mit ausdrücklicher Angabe der Stufe im Angebot.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den der Dienstleister vorlegt; inhaltlich prüfen ihn Sie oder Ihr Datenschutzbeauftragter.
- Vernichtungsnachweis zu jeder Abholung oder Räumung, mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe.
- Sicherer Transport in verschlossenen Behältern und Fahrzeugen mit Zugangsschutz, dazu Angaben, wer Zugriff auf die Unterlagen hat.
- Ob Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks und Bänder in einer eigenen, passenden Sicherheitsstufe vernichtet werden.
Typische Aufträge
- Einmalige Vernichtung von Altakten nach einem Büroumzugmeist Klein · 79 €
- Datenschutzbehälter mit 14-täglicher Leerung an drei Standorten über ein Jahrmeist Mittelklein · 139 €
- Archivräumung mit 500 Ordnermetern und Festplattenvernichtungmeist Mittelklein · 139 €
- Rahmenvertrag für eine Handelskette mit 40 Filialen über ein Jahrmeist Mittel · 259 €
So läuft es ab
- 01
Kostenloses Erstgespräch
Bis zu 30 Minuten per Telefon oder Video. Wir klären Vorhaben, Budget und Zeitrahmen und nennen Ihnen das passende Paket.
- 02
Auftrag und einheitliche Anfrage
Mit dem ersten Teil des Paketpreises legen wir los. Wir schreiben eine klare Leistungsbeschreibung, damit alle Angebote vergleichbar sind.
- 03
Suche und Prüfung
Wir suchen passende Firmen und prüfen Bewertungen, Register, Versicherung und Referenzen. Ihre Daten bleiben bei uns.
- 04
Angebote einholen und vergleichen
Bis zu fünf Angebote, Punkt für Punkt nebeneinander: Preis, Umfang, Termin, Gewährleistung.
- 05
Verhandeln
Mit den Anbietern in der engeren Wahl verhandeln wir nach: Preis, Leistungen, Starttermin und Zahlungsplan.
- 06
Übergabe, Sie entscheiden
Sie bekommen die eingeholten Angebote mit unserer Einschätzung. Erst wenn Sie zusagen, geben wir Ihren Kontakt an die Firma weiter.
Häufige Fragen
01Welche Schutzklasse brauchen unsere Unterlagen?
Das legen Sie oder Ihr Datenschutzbeauftragter fest; DIN 66399 ordnet Schutzklassen und Sicherheitsstufen einander zu. Wir übernehmen Ihre Vorgabe in die Anfrage und prüfen, ob jedes Angebot die passende Sicherheitsstufe ausdrücklich nennt.
02Wird vor Ort oder im Werk vernichtet?
Beides ist möglich. Bei der Vernichtung vor Ort kommt ein Fahrzeug mit Schredder zu Ihnen, bei der Vernichtung im Werk werden die verschlossenen Behälter abgeholt. Auf Wunsch fragen wir beide Varianten an, damit Sie Aufwand und Ablauf vergleichen können.
03Bekommen wir für jede Abholung einen Nachweis?
Das ist Teil der Anfrage. Wir achten darauf, dass die Angebote einen Vernichtungsnachweis pro Abholung vorsehen und nicht nur eine jährliche Sammelbestätigung, sofern Sie das so wünschen.
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