Eventagentur & Firmenfeier finden lassen: geprüft und verhandelt

Eine Eventagentur übernimmt Konzept, Organisation und Durchführung einer Firmenveranstaltung, von der Weihnachtsfeier bis zum Kundenevent mit mehreren hundert Gästen. Die Angebote sind schwer zu vergleichen, weil Agenturen ihre Leistung unterschiedlich zusammensetzen: Manche nennen einen Gesamtpreis pro Gast, andere ein Honorar für Konzept und Projektleitung plus Fremdleistungen wie Location, Catering und Technik. Entscheidend ist, ob Fremdleistungen mit Aufschlag weiterberechnet werden, wie viele Konzeptrunden enthalten sind, wer am Veranstaltungstag die Leitung hat und ob Personal für Einlass, Garderobe und Gästebetreuung eingeplant ist. Auch Reisekosten des Agenturteams, Künstlergagen und Nebenkosten der Location tauchen oft erst in der Schlussrechnung auf, wenn sie im Angebot nicht ausdrücklich stehen.

Für die Anfrage brauchen wir Anlass, Datum oder Zeitfenster, Region, Teilnehmerzahl, Dauer, gewünschte Programmpunkte und den Budgetrahmen Ihrer Firma. Hilfreich ist auch, ob Sie schon eine Location haben und wer intern entscheidet. Gibt es Vorgaben aus Einkauf oder Compliance, etwa zu Zahlungszielen oder Rahmenverträgen, nehmen wir sie in die Anfrage auf. Die Anfrage geht ohne Firmennamen und Ansprechpartner an die Agenturen; wer Sie sind, erfahren sie erst, wenn Sie zustimmen. So bleibt ein geplantes Jubiläum oder Kundenevent intern, bis Sie es selbst bekannt geben.

Den Auftrag erteilt Ihre Firma direkt der Agentur. Wir sind nicht Vertragspartei und übernehmen keine Projektleitung. In der engeren Wahl verhandeln wir mit den Agenturen über Honorar, Aufschläge auf Fremdleistungen, Zahlungsplan, Stornostaffel und den Umfang der Betreuung vor Ort. Kommt der Vertrag zustande, zahlt die Agentur uns 0,9 % des Auftragswerts. Alle Agenturen zahlen denselben Satz, und weiterberechnen dürfen sie ihn nicht.

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